Datenschutzerklärung

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Diese Erklärung beschreibt, wie wir personenbezogene Daten in Erbenkreis und auf erbenkreis.app verarbeiten. Sie gilt auch für Personen, deren Angaben von anderen Beteiligten in einen Nachlass eingetragen werden.

1. Wer verantwortlich ist

REALCORP PTY. LTD.
10 Albert Ave
Broadbeach QLD 4218
Australien
Vertreten durch Karsten Kobbing
E-Mail: support@erbenkreis.app

Erbenkreis richtet sich an Menschen in Deutschland. Obwohl unser Unternehmen in Australien sitzt, beachten wir bei den von der DSGVO erfassten Verarbeitungen deren Anforderungen.

Unsere Vertretung in der Europäischen Union nach Artikel 27 DSGVO:

Ursula Kobbing
Große Feld 10
59394 Nordkirchen
Deutschland

Sie können sich mit Datenschutzanliegen an uns oder postalisch an unsere EU-Vertretung wenden.

2. Welche Angaben verarbeitet werden und woher sie stammen

  • Konto und Anmeldung: E-Mail-Adresse, Name, Kontokennung und Anmeldedaten. Die Anmeldung wird über Firebase Authentication abgewickelt.
  • Nachlass und beteiligte Personen: Angaben zur verstorbenen Person, zu Vermögenswerten, Gegenständen, Geldbewegungen, Ausgaben, offenen Zahlungen, Erstattungen und Vereinbarungen. Dazu kommen Namen, Beziehungen, Anteile, gegebenenfalls Kontaktdaten und Notizen zu Beteiligten, Zahlungsempfängern oder anderen genannten Personen.
  • Belege und Dokumente: Fotos und hochgeladene Dateien mit den darin enthaltenen Informationen, beispielsweise Rechnungen, Erbschein, Testament oder Sterbeurkunde.
  • Zusammenarbeit: Mitgliedschaften, Berechtigungen, Einladungscodes und der Änderungsverlauf. Erfasst wird unter anderem, welches Konto eine Änderung vorgenommen hat und wann dies geschehen ist.
  • Abo: Ihre Erbenkreis-Kontokennung, das gewählte Produkt, Kauf- und Transaktionskennungen, der Abo-Status sowie Laufzeit und Berechtigung zur Nutzung. Kartennummern oder vergleichbare vollständige Zahlungsdaten erhalten wir von Apple oder Google nicht.
  • Support und Meldungen: Ihre Nachricht und Kontaktdaten; bei einer Meldung in der App außerdem die Kennung des meldenden Kontos, der Bezug zum Nachlass und zum gemeldeten Inhalt oder zur gemeldeten Person, Zeitpunkt und Grund.
  • Technischer Betrieb: IP-Adresse, Gerät und Betriebssystem, App-Version, technische Kennungen, Sicherheitsnachweise sowie Fehlerinformationen, soweit die eingesetzten Dienste sie verarbeiten.

Die Angaben stammen von Ihnen, von Personen mit Zugang zum jeweiligen Nachlass, aus hochgeladenen Unterlagen oder von den für Anmeldung, Sicherheit und Abrechnung eingesetzten Diensten. Angaben über eine lebende Person können deshalb auch verarbeitet werden, wenn diese selbst kein Erbenkreis-Konto besitzt.

Bitte erfassen Sie nur Informationen, die Sie für den Nachlass benötigen und zu deren Verwendung Sie berechtigt sind. Unnötige Angaben über andere Personen sollten vor dem Hochladen geschwärzt oder weggelassen werden. Besonders sorgfältig ist mit Gesundheitsangaben und anderen besonders geschützten Informationen über lebende Personen umzugehen.

3. Wofür und auf welcher Grundlage wir Daten verwenden

Konto und App-Funktionen: Wir verarbeiten die für Ihr Konto, die Speicherung und Anzeige Ihrer Angaben, die Zusammenarbeit und die Berichte erforderlichen Daten zur Erfüllung unseres Nutzungsvertrags mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO).

Angaben über andere Beteiligte: Soweit die Verarbeitung nicht auf einem Vertrag mit der betroffenen Person beruht, kommt unser berechtigtes Interesse und das der Beteiligten an einer geordneten, nachvollziehbaren Nachlassdokumentation in Betracht (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Dabei müssen die Erforderlichkeit und die Rechte der betroffenen Person berücksichtigt werden.

Optionales KI-Auslesen: Das Senden eines Belegfotos an die KI erfolgt nach Ihrer Zustimmung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Sie können die Angaben auch ohne KI eintragen. Einzelheiten stehen in Abschnitt 4.

Abos: Wir prüfen, ob die Person, die einen Nachlass verwaltet, eine aktive Berechtigung besitzt. Dies dient der Bereitstellung der vereinbarten Leistungen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO).

Sicherheit und Meldungen: Wir verwenden notwendige technische Daten und Meldungen, um Missbrauch zu erkennen, Störungen zu beheben und gemeldete Sachverhalte zu prüfen. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und verlässlichen Betrieb sowie am Schutz der Beteiligten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).

Support: Anfragen zu Ihrem Nutzungsvertrag bearbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Bei sonstigen Anfragen ist die Grundlage unser berechtigtes Interesse, Ihr Anliegen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).

Gesetzliche Pflichten und Ansprüche: Soweit eine für uns maßgebliche gesetzliche Pflicht eine Verarbeitung verlangt, erfolgt sie auf der dafür geltenden Rechtsgrundlage. Soweit nötig, verarbeiten wir Informationen auch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche. Dabei gelten die jeweils einschlägigen Voraussetzungen, insbesondere Art. 6 Abs. 1 Buchst. c oder f DSGVO und bei besonders geschützten Daten zusätzlich Art. 9 DSGVO.

Wir verkaufen Ihre Nachlassdaten nicht und verwenden sie nicht für personalisierte Werbung. Erbenkreis trifft anhand Ihrer Angaben keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung über Sie.

4. Belege mit KI auslesen

Wenn Sie „Foto senden“ im KI-Dialog wählen, wird das ausgewählte Belegfoto an einen Google-KI-Dienst übermittelt. Das Foto kann sämtliche darauf sichtbaren personenbezogenen Informationen enthalten, nicht nur den Betrag. Die App fordert Vorschläge für die Eingabefelder an. Sie entscheiden nach Prüfung, welche Angaben Sie speichern.

Für diesen Aufruf ist ein EU-Endpunkt der Google-Cloud-KI eingerichtet. Google verpflichtet sich für diesen Dienst, Kundendaten nicht ohne vorherige Erlaubnis oder Anweisung zum Trainieren seiner Modelle zu verwenden. Eine solche Freigabe erteilen wir für Ihre Belege nicht.

Daraus folgt nicht, dass bei Google keinerlei Zwischen- oder Sicherheitsdaten anfallen. Abhängig von Dienst und Konfiguration können zeitweilige Zwischenspeicherung und Missbrauchsprotokolle entstehen. Nähere Angaben enthält Googles Dokumentation zur Datenverarbeitung der KI.

Sie können das KI-Auslesen ablehnen und die App weiterhin zur manuellen Erfassung verwenden. Eine erteilte Einwilligung können Sie mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns kontaktieren; weitere KI-Aufrufe können Sie ablehnen. Eine bereits abgeschlossene Übermittlung lässt sich dadurch nicht rückgängig machen. Gespeicherte Nachlasseinträge unterliegen den übrigen Regeln dieser Erklärung.

5. Wer Daten erhält

Personen mit Zugang zum Nachlass: Sie sehen die Informationen entsprechend den in der App vergebenen Rechten. Wer nur ansehen darf, kann gemeinsame Inhalte auch herunterladen beziehungsweise Berichte exportieren, soweit diese Funktionen verfügbar sind. Bereits heruntergeladene Kopien lassen sich durch den späteren Entzug des Zugangs nicht aus fremden Geräten entfernen.

REALCORP und beauftragte Unterstützung: Zugriffe für Betrieb, Fehlerbehebung, die Bearbeitung Ihrer Anfragen oder rechtliche Pflichten erfolgen nur, soweit hierfür erforderlich und berechtigt. Auch ein Zugriff aus Australien kann dabei stattfinden.

Google-Dienste: Firebase und Google Cloud stellen Anmeldung, Datenbank, Dateispeicher, Server-Funktionen und Schutz vor Missbrauch bereit. Für das freiwillige KI-Auslesen verwenden wir Googles Cloud-KI. Je nach Dienst verarbeitet Google Daten in unserem Auftrag oder technische Dienstedaten nach seinen eigenen Bedingungen. Informationen: Firebase Datenschutz, Google Cloud Auftragsverarbeitung.

RevenueCat, Inc., USA: RevenueCat prüft und verwaltet die Abo-Berechtigung. Übermittelt werden insbesondere die Erbenkreis-Kontokennung, Kauf- und Transaktionsdaten sowie technische Informationen. Die Kontokennung ist pseudonym, nicht anonym: Sie lässt sich unserem Benutzerkonto zuordnen. Die App übermittelt keine Nachlassunterlagen, Namen oder E-Mail-Adressen als RevenueCat-Kundenattribute. Informationen: RevenueCat Datenschutz und Auftragsverarbeitung.

Apple und Google (Stores): Apple verarbeitet Daten zur Bereitstellung des App Store, zur Kaufabwicklung und zur Verwaltung Ihres Apple-Kontos nach den eigenen Bedingungen; Google verarbeitet entsprechende Daten für Google Play und Ihr Google-Konto. Beim Schutz der App vor Missbrauch wird außerdem ein technischer Sicherheitsnachweis geprüft – auf dem iPhone über Apple App Attest, auf Android über Google Play Integrity. Bei der Prüfung über Google Play Integrity auf Android werden technische Angaben zur App, zum Gerät und zum Google-Play-Lizenzstatus an Google übermittelt. Informationen: Apple Datenschutz, Google Datenschutz, Google Play Integrity.

Namecheap, Inc., USA: Namecheap stellt Website-Hosting und E-Mail-Dienste bereit. Bei Websiteaufrufen entstehen technische Protokolldaten. Kontaktanfragen werden als E-Mail verarbeitet. Eine Meldung aus der App erzeugt eine E-Mail mit Meldungsnummer, Zeit, technischen Bezügen zum Nachlass und zum gemeldeten Objekt, Grund und eingegebenem Text. Der Originalbeleg wird nicht automatisch angehängt; Ihr Freitext kann jedoch personenbezogene Angaben enthalten. Informationen: Namecheap Hosting-Datenschutz und Auftragsverarbeitung.

Weitere Empfänger im Einzelfall: Behörden, Gerichte oder beratende Personen können Daten erhalten, soweit dies rechtlich erforderlich oder für die Bearbeitung berechtigter Ansprüche notwendig ist.

6. Speicherorte und Verarbeitung außerhalb der EU

Die Datenbank für Nachlassangaben und der von der App verwendete Dateispeicher liegen in Frankfurt am Main. Die Server-Funktionen der App sind in der Region Frankfurt eingerichtet. Das KI-Auslesen nutzt einen EU-Endpunkt.

Die Anmeldung über Firebase Authentication wird in den USA verarbeitet. RevenueCat und Namecheap sind US-Anbieter; weitere technische Verarbeitung durch Dienstleister kann ebenfalls außerhalb der EU erfolgen. REALCORP betreibt Erbenkreis von Australien aus. „In Frankfurt gespeichert“ bedeutet deshalb nicht, dass sämtliche Verarbeitung ausschließlich in Deutschland stattfindet.

Für internationale Übermittlungen gelten die jeweils einschlägigen Garantien. Die verlinkten Auftragsverarbeitungsbedingungen von Google, RevenueCat und Namecheap sehen unter anderem EU-Standardvertragsklauseln für die von ihnen erfassten Übermittlungen vor. Ein Angemessenheitsbeschluss wie das EU-US Data Privacy Framework ist nur maßgeblich, soweit der konkrete Empfänger und die Verarbeitung tatsächlich darunter fallen. Informationen zu den für Ihre Daten eingesetzten Garantien und eine Kopie der maßgeblichen Klauseln erhalten Sie auf Anfrage; schutzwürdige Angaben Dritter dürfen dabei geschwärzt werden.

7. Speicherung auf Ihrem Gerät

Die App speichert für ihren Betrieb auch Informationen lokal, etwa Anmeldestatus, zwischengespeicherte Inhalte und noch nicht abschließend bestätigte Speichervorgänge. Diese Informationen helfen, einen unterbrochenen Vorgang nachvollziehbar fortzusetzen und doppelte Einträge zu vermeiden. Je nach Funktion entstehen zudem lokale Fotos, Downloads oder Exporte.

Der für eine ausdrücklich gewünschte Funktion notwendige Gerätezugriff wird auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG gestützt. Nicht notwendige Zugriffe erfordern eine gesonderte Prüfung beziehungsweise Einwilligung. Schützen Sie Ihr Gerät und berücksichtigen Sie, dass selbst gespeicherte Exporte nach einer Kontolöschung auf Ihrem Gerät verbleiben können.

8. Wie lange Daten gespeichert werden

Wir unterscheiden die Nutzung in der App von technisch verzögerten Löschungen bei Dienstleistern.

  • Konto und Nachlass: Angaben werden für die Nutzung des Kontos und der gemeinsamen Nachlassdokumentation aufbewahrt. Das Ende eines Abos löst keine automatische Nachlasslöschung aus. Löschungs- und Berichtigungsanfragen werden gesondert geprüft. Die Regeln bei Kontolöschung stehen in Abschnitt 9.
  • Einladungen: Ein Einladungscode kann für sieben Tage zum Beitritt verwendet werden. Das Ende seiner Gültigkeit ist nicht gleichbedeutend mit der sofortigen Löschung sämtlicher technischer Nachweise des Vorgangs.
  • Meldungen in der Datenbank: Sie werden grundsätzlich zwölf Monate nach Erstellung gelöscht. Einzelne Meldungen können zur Klärung eines konkreten Sachverhalts oder zur Bearbeitung rechtlicher Ansprüche länger benötigt werden; die Erforderlichkeit wird überprüft. E-Mail-Kopien werden gesondert nach dem Bearbeitungs- und Aufbewahrungszweck behandelt.
  • Support und E-Mails: Wir bewahren sie auf, solange dies zur Bearbeitung des Anliegens, für einen noch offenen Streitfall oder zur Erfüllung einschlägiger Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Nicht mehr benötigte Nachrichten werden gelöscht.
  • Dateispeicher: Für gelöschte Dateien ist derzeit eine technische Wiederherstellungsfrist von sieben Tagen eingestellt. Danach folgt die Löschung durch den Cloudanbieter. Dies ist keine Zusage, dass jedes interne Sicherungssystem ebenfalls innerhalb von sieben Tagen bereinigt ist.
  • Serverprotokolle: Im Standard-Protokollspeicher sind derzeit 30 Tage eingestellt. Bestimmte administrative Audit-Protokolle werden 400 Tage aufbewahrt. Diese dienen der Nachvollziehbarkeit und Sicherheit des technischen Betriebs.
  • Google-interne Löschung: Für die von Googles Cloud-Auftragsverarbeitungsbedingungen erfassten Daten kann die endgültige technische Löschung bis zu 180 Tage nach der entsprechenden Löschanweisung benötigen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben vorbehalten.
  • Firebase Authentication: Anmeldeinformationen werden zur Kontolöschung bei Firebase gelöscht; die Bereinigung der Live- und Sicherungssysteme folgt den vom Anbieter genannten Fristen von bis zu 180 Tagen.

Über gesonderte Aufbewahrung aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung oder konkreter Ansprüche informieren wir im Rahmen der betreffenden Anfrage, soweit dies zulässig ist. Wir versprechen keine pauschale Löschung aller Daten bei allen Anbietern innerhalb von 30 Tagen.

9. Konto löschen und gemeinsame Inhalte

Sie können in der App unter Konto & Hilfe (Zahnrad oben rechts) → Konto löschen wählen oder uns unter support@erbenkreis.app kontaktieren. Die App zeigt die Folgen vor der Bestätigung an. Wenn Sie einen Nachlass mit weiteren Mitgliedern verwalten, ist zuvor die Übergabe der Verwaltung erforderlich. Bei Schwierigkeiten helfen wir Ihnen; Ihre gesetzlichen Datenschutzrechte hängen nicht davon ab, dass Sie den App-Ablauf erfolgreich abschließen.

Von Ihnen verwaltete Nachlässe ohne weitere Mitglieder werden mit den zugehörigen Einträgen und Dateien gelöscht. In weiter genutzten gemeinsamen Nachlässen bleiben Einträge für andere berechtigte Personen bestehen. Ihr Mitgliedsprofil wird als „Ehemaliges Mitglied“ angezeigt und die dort gespeicherte E-Mail-Adresse entfernt. Namen oder andere Angaben innerhalb von Unterlagen, Notizen oder bereits exportierten Berichten werden dadurch nicht automatisch entfernt. Über eine weitergehende Berichtigung oder Löschung entscheiden wir anhand der gesetzlichen Voraussetzungen und der Rechte anderer Beteiligter.

Der RevenueCat-Kundendatensatz wird im Zuge der Kontolöschung gelöscht; bei einem vorübergehenden technischen Fehler wird der Vorgang erneut versucht. Apple bzw. Google behalten ihre eigene Kaufhistorie nach den dort geltenden Regeln. Die Löschung Ihres Erbenkreis-Kontos beendet kein laufendes Abo im App Store oder bei Google Play.

Eigene Meldungen verlieren bei Kontolöschung die Verbindung zu Ihrem Konto und den eingegebenen Freitext. Meldungen über das gelöschte Konto oder einen gelöschten Nachlass werden entfernt, soweit sie nicht aus einem dokumentierten Grund weiter benötigt werden. Das betrifft die Meldungsdatenbank; E-Mail-Kopien unterliegen den gesonderten Regeln in Abschnitt 8.

10. Website und Kontaktformular

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Hostinganbieter technische Informationen wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser und technische Fehler. Dies dient der Bereitstellung und Absicherung der Website (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).

Die Website verwendet nach ihrer vorgesehenen Konfiguration keine Werbe- oder Analyse-Cookies. Schriftarten werden lokal bereitgestellt. Technisch notwendige Schutz- und Betriebsfunktionen des Hosters sind davon zu unterscheiden. Notwendige Gerätezugriffe richten sich nach § 25 Abs. 2 TDDDG; andere Zugriffe dürfen nur mit der erforderlichen Einwilligung erfolgen.

Das Kontaktformular übermittelt Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den gewählten Betreff und Ihre Nachricht per E-Mail an uns. Das Formular ist nicht als Nachrichtenarchiv auf der Website eingerichtet. Die Verarbeitung im Postfach und die technischen Protokolle sind davon unabhängig. Grundlage ist je nach Anliegen Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO.

Wenn Sie einen Link zum App Store, zu Google Play oder zu einer anderen Website öffnen, verarbeitet deren Betreiber Daten nach seinen eigenen Informationen.

11. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt.

Widerspruch: Wenn wir Daten aufgrund berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Wir prüfen dann, ob die gesetzlichen Voraussetzungen für eine weitere Verarbeitung vorliegen.

Wenden Sie sich an support@erbenkreis.app oder an die in Abschnitt 1 genannte EU-Vertretung. Wir können zur Vermeidung eines unberechtigten Zugriffs einen angemessenen Nachweis Ihrer Identität benötigen. Wir antworten grundsätzlich innerhalb eines Monats; über eine gesetzlich zulässige Verlängerung und deren Gründe informieren wir innerhalb dieser Frist.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Eine Übersicht finden Sie beim Europäischen Datenschutzausschuss.

12. Erforderliche Angaben und Änderungen

Für ein Konto und die gewünschte Funktion müssen die jeweils als erforderlich gekennzeichneten Angaben bereitgestellt werden. Ohne diese können wir die betreffende Funktion nicht anbieten. Die Nutzung der KI und zusätzliche freiwillige Angaben sind davon zu unterscheiden.

Erbenkreis richtet sich an Erwachsene. Wenn sich unsere Verarbeitung wesentlich ändert, aktualisieren wir diese Erklärung und informieren die Betroffenen, soweit erforderlich, vor Beginn der geänderten Verarbeitung.

Stand: 01.11.2026